La Commune de Forest recherche un(e) secrétaire administratif/-ve chargé(e) de communication Niveau B.

Offre publiée le
17/07/2017 .

Présentation :

La Commune de Forest recherche un(e) secrétaire administratif/-ve chargé(e) de communication Niveau B.

 

1- Description de la fonction

 

Cadre de la mission

La Commune de Forest a récemment obtenu une subvention régionale pour mener à bien un Contrat de quartier durable sur le périmètre Wielemans Ceuppens (regroupant les quartiers Saint-Antoine, Primeurs et Charroi). Un chef de projet a été engagé pour coordonner cette mission et un bureau d’études a été désigné pour réaliser le programme de rénovation urbaine de ce nouveau CQ (espaces publics, logements, infrastructures de proximités, actions socio-économiques,...). Le programme opérationnel sera soumis au Gouvernement bruxellois pour approbation au plus tard le 31 mars 2018.

Les différentes phases de l’étude (diagnostic du quartier, établissement des objectifs et des priorités et réalisation du programme proprement dit) s’accompagnent d’un processus participatif pris en charge principalement par le bureau d’études, ponctué d’événements (assemblées générales et commissions de quartier entre autres) qui sont quant à eux organisés par la Commune.

La présente procédure a pour objet l’engagement d’une personne spécifiquement en charge de la communication générale et du suivi administratif du projet de Contrat de quartier en soutien au chef de projet.

Tâches imparties à la fonction

Communication :

  • Gestion de la communication générale sur le projet (notamment gestion de la page facebook et de la newsletter, alimentation du site internet communal) ;
  • Participation à l'élaboration d’outils d’information destinés aux habitants ;
  • Diffusion des informations à destination de la population (notamment via le mailing) ; Interface entre les autorités communales et la population en matière d’information ;
  • Organisation et suivi des CoQ (Commission de quartier), AG (assemblée générale) et autres événements éventuels (ateliers participatifs, diagnostic de quartier,...) : création de supports de communication (flyers, affiches, invitations), commande de matériel ou de catering, suivi logistique, rédaction des PV,... ;


Gestion administrative journalière :

  • Gestion des informations professionnelles courantes ;
  • Gestion et organisation du secrétariat :
    • rédaction et suivi du courrier
    • rédaction, encodage et suivi des rapports au Collège des Bourgmestre et Echevins et au Conseil Communal
    • classement,archivage
    • accueil téléphonique, contact avec le public
    • gestion de planning, agenda, organisation de réunions   
    • suivi de dossiers financiers (dossiers de justificatifs à destination des pouvoirs subsidiants, facturation,...)
  • Encadrement administratif de toutes les procédures, en cours ou à lancer, dans le respect de la législation et des plannings (marchés publics, collèges, conseils,...) ;
  • Élaboration et production de documents de qualité (courrier, notes de service, synthèses, rapports, procès-verbaux,...) ;


Divers

  • Résoudre des problèmes et prendre des initiatives dans le cadre de ses missions ;
  • Assurer un contexte relationnel efficace.


2 - Votre profil

  • Vous disposez d’un bachelier.
  • Vous possédez une bonne maîtrise des outils informatiques : Excel, Word, Power point, Outlook, ...
  • Vous possédez une expérience dans la gestion des tâches administratives et plus spécifiquement dans les procédures communales.
  • Vous avez une bonne capacité de travail en équipe et vous êtes également capable de travailler de manière autonome.
  • Vous portez un intérêt pour la démarche participative, la communication et avez un contact aisé avec le public.
  • Vous pouvez vous rendre disponible occasionnellement en soirée.
  • Atout : Bilinguisme fr/nl

 

 

3 - Conditions de travail

- Contrat : un temps plein (36h/semaine) d’une durée déterminée de 1 an (avec possibilité de renouvellement)
- Salaire : Rémunération selon les barèmes communaux
- Engagement souhaité à la mi-septembre 2017
- Horaires : du lundi au jeudi de 8h30 à 17h et le vendredi de 8h30 à 12h30
- Lieu de travail : chaussée de Bruxelles, n°112 – 1190 Forest

 

 4 - Candidature

Lettre de motivation et CV à adresser par courriel à :
Cellule Revitalisation des quartiers – Mme Samira Bolahrir - sbolahrir@forest.brussels

Renseignements : 02/348.17.02 ou 02/348.17.03
Date de clôture : le lundi 04 septembre 2017 – 17h
Entretiens prévus la semaine du 11 septembre.