Schola ULB – Office Manager CDI - temps plein

Offre publiée le
13/10/2021 .

Présentation :

Schola ULB – Office Manager
CDI - temps plein


Schola ULB recherche son Office Manager (f/h/x)
Votre mission : agir pour la réussite scolaire de 3100 jeunes !

Schola ULB développe un programme de tutorat ambitieux qui redonne le goût d’apprendre à des centaines d’élèves en difficulté en primaire et en secondaire. Première action de soutien scolaire gratuit en Région de Bruxelles-Capitale, l’asbl accompagne actuellement 2650 élèves. Elle mobilise 450 volontaires, étudiants d’universités et hautes écoles, et 120 établissements scolaires partenaires.
Objectif 2023 : 3100 jeunes accompagnés au sein de 150 établissements !

Pour réussir ce challenge en faveur de l’égalité des chances et répondre aux besoins croissants de lutte contre le décrochage scolaire, Schola ULB recherche son Office Manager(f/h/x).
Vous recherchez un job qui a du sens ? Vous partagez les valeurs humanistes de Schola ULB ? Vous souhaitez vous engager au sein d’une équipe de 9 salariés ETP et aux côtés de quelques centaines d’étudiants, tuteurs et les écoles partenaires ?
Parlons-en…


Votre rôle


Accueil et réception :

  • Accueil des visiteurs
  • Gestion de la téléphonie, du courrier postal et électronique
  • Gestion des commandes de catering

Office management :

  • Réservation des salles de réunion  
  • Gestion des fournisseurs (photocopieuse, téléphonie, fournitures de bureau et scolaires…)

Comptabilité, en soutien au Managing Director et avec le cabinet comptable :

  • Préparation des déclarations de créance, des volets financiers des justificatifs de subsides et suivi des paiements
  • Préparation, gestion des notes de frais des étudiants tuteurs (500 notes de frais par mois) et du personnel
  • Encodage comptable
  • Préparation des paiements

Payroll :

  • Gestion de la plateforme RH : encodage des contrats, suivi des absences, tenue des timesheets, etc.
  • Tenue des dossiers du personnel et contacts avec le secrétariat social
  • Gestion des avantages (tickets restaurants, mobilité, assurances, etc.)
  • Aide administrative et organisationnelle dans le processus de recrutement

Secrétariat :

  • Edition de statistiques sur excel (éléments pour les rapports d’activité)
  • Archivage, classement, prise de note
  • Préparation et rédaction de documents divers
  • Aide à l’organisation d’événements  

IT, avec le service informatique de l’ULB :

  • Gestion du matériel IT de l’entreprise
  • Contacts avec les informaticiens

Profil et compétences

  • Titulaire d’un graduat ou bachelier en secrétariat, comptabilité
  • Expérience probante de 3 ans minimum dans une fonction similaire
  • Maitrise parfaite des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
  • Bonne appréhension des bases de données, la connaissance d’Efficy est un atout
  • Notions de comptabilité, la connaissance de Winbooks est un atout
  • Capacités rédactionnelles et excellente orthographe
  • Gestion des priorités
  • Ordre et organisation
  • Accueil, sourire et enthousiasme
  • Polyvalence et autonomie
  • Bon contact avec les jeunes
  • Résistance au stress

Nous vous offrons


  • Une mission porteuse de sens
  • Un CDI
  • Temps plein – 38h / semaine – du lundi au vendredi
  • Un projet sociétal en pleine croissance et reconnu dans le secteur de l’éducation
  • Une équipe dynamique, réunie autour de valeurs d’engagement et guidée par une exigence de qualité
  • Des tâches variées et stimulantes au contact des acteurs de terrain
  • Un ancrage dans l’environnement ULB
  • Un package compétitif (incluant chèques repas, assurance hospitalisation et 10 jours de congés extra-légaux)

Procédure de recrutement

  • Réception des candidatures (lettre de motivation + CV en français) jusqu’au 15 octobre 2021 inclus, adressées à Monsieur Ahmed Medhoune, Président, par mail uniquement : recrutement@schola-ulb.be - objet « Office manager » (pas de prise en compte des candidatures incomplètes)
  • Test écrit le 21 ou 22 octobre – 2 heures par internet
  • Entretiens fin octobre (modalités à définir en fonction des règles sanitaires)
  • Engagement dans les meilleurs délais

En savoir plus sur nos activités : www.schola-ulb.be