Secrétaire de direction de l’Institut Eco-Conseil

Offre publiée le
27/11/2019 .

Présentation :

Secrétaire de direction de l’Institut Eco-Conseil



Qui sommes-nous ?

L’Institut Eco-Conseil a.s.b.l. est un centre de formation aux métiers du développement durable, de l'environnement et de la transition. Notre équipe est actuellement constituée de 15 personnes. Depuis 30 ans, nous augmentons la capacité d’agir pour une transition écologique et sociale des personnes, des organisations et des territoires, en Belgique et à l'international. Le coeur de notre métier ? Former, accompagner le changement, conseiller et inspirer par la mise en lien et l'animation d'un vaste réseau de professionnels. Plus de 1000 professionnels se sont formés et se forment régulièrement chez nous (plus d’infos : www.eco-conseil.be )

Une équipe pluridisciplinaire, engagée avec passion dans ses missions!

Votre mission

Dans une organisation telle que l’Institut Eco-Conseil, le poste de Secrétaire de direction est un poste central. Vous participez à l’organisation générale du travail de l’association, vous gérez les contacts avec les différentes instances, vous accompagnez les équipes dans la constitution de dossiers de financement. Vous intégrez l’équipe de support et travaillez en collaboration avec la personne responsable des finances, une personne en charge du secrétariat et la direction.

Vous serez en charge des tâches suivantes :

Secrétariat de direction

  • Rédiger des notes à partir de consignes orales ou manuscrites
  • Gérer les contacts et l’agenda du directeur
  • Organiser la logistique d'événements de l'équipe
  • Organiser et assurer la prise de notes lors des réunions du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale
  • Organiser le suivi administratif des documents appropriés aux nouveaux administrateurs et leur publication au Moniteur Belge
  • Mettre à jour la base de données des membres effectifs et adhérents

Secrétariat général

En collaboration avec l'équipe du secrétariat:

  • Support administratif pour les projets internationaux (mise à jour des documents servant à rédiger les offres, constitution des dossiers pour répondre aux appels d’offre).
  • Support aux activités internes et externes de l'asbl (conférence de presse, formation, colloques
  • Gestion du courrier entrant et sortant
  • Mise en page, évaluation, création, mise à jour de documents et création de formulaires
  • Gestion des fournitures de bureau
  • Gestion des abonnements SNCB et TEC du personnel
  • Gestion de l’environnement de travail : rangement, verdure interne, …
  • Gestion de la boite mail formation
  • Accueil - téléphone
  • Réponses types aux sollicitations extérieures
  • Gestion et mise à jour de la base de données contacts en collaboration avec l’équipe communication
  • Gestion des inscriptions et suivi administratif des personnes en formation
  • Organisation des Jurys de fin de formation et des séances d’informations


Votre profil

  • Vous êtes sensibilisé.e aux enjeux de l’environnement et du développement durable
  • Vous disposez d'un diplôme de niveau bachelier et/ou une expérience équivalente (5 ans d'expérience minimum)
  • Vous adhérez aux principes du travail en équipe, construits sur le mode collaboratif
  • Vous travaillez aussi en toute autonomie
  • Vous avez une volonté de travailler en interculturel (projets et contacts internationaux)
  • Vous aimez voyager et êtes en mesure de vous libérer quand c’est nécessaire (une à deux fois par an)
  • Vous avez de bonnes capacités de communication y compris en milieu diplomatique / contact facile et respect des codes de communication
  • Une expérience dans les pays du Sud est un plus
  • Une bonne maitrise de l’anglais
  • Vous avez une permis de conduire


On vous offre

  • Un contrat CDI en temps partiel (3/5ème ou 4/5ème)
  • Rémunération: commission paritaire 329.02 échelon 4.1, ancienneté reconnue en fonction de l’expérience professionnelle utile à la fonction.

Entrée en fonction: le 23 décembre 2019 au plus tard (entretien de sélection les 9 et 11 décembre)

Si vous êtes intéressé.e, envoyez votre CV et lettre de motivation avant le 5 décembre à l'attention de Valériane Vilim: valeriane.vilim@eco-conseil.be

Rejoindre notre équipe, c'est aussi rejoindre un vaste mouvement et réseau d’Ambassadeur.rice.s de la transition !